Финансовый журнал

Термин автоматизация бизнес-процессов в последние несколько лет используется все активнее, что поспособствовало появлению многих мифов, предрассудков и стереотипов, связанных с ним. К примеру, некоторые с уверенностью заявляют, что в автоматизации нуждаются только крупные корпорации, а небольшим фирмам можно пренебречь этим решением. Также, бытует мнение, что автоматизация бизнес-процессов – очень дорогостоящее программное обеспечение, которое вряд ли окупится. Специалисты Terrasoft на примере систем bpm’online уверяют, что все совершенно не так. Разберемся, что такое автоматизация и рассмотрим основные вопросы, связанные с ней.

Автоматизация бизнес-процессов – что это такое?

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод определённого функционала, действий и трудоемких операций, выполняемых вручную на применение современных IT-технологий, что позволяет сделать работу более качественной и оперативной. Также под автоматизацией можно принимать использование современных технологий в тех областях, где ранее обходились без них.

Процедура внедрения используется в двух форматах:

• в ключевых бизнес-процессах – к примеру, используются системы взаимодействия с клиентами (СРМ) или программное обеспечение для автоматизации продаж;
• во второстепенных процессах, которые не оказывают прямого влияния на прибыльность компании, но также являются очень важными – к примеру, ведение отчетности.

Из этого следует, что цели при внедрении автоматизации могут быть самыми различными – от ускорения определенных процедур, выполняющихся регулярно, до повышения прибыли и лояльности клиентов, что можно рассматривать как глобальные задачи организации.

Что дает компании автоматизация бизнес-процессов?

Грамотное использование систем автоматизации, например, тех, которые предлагаются брендом bpm’online позволит:

• улучшить качество и увеличить скорость обслуживания клиентов организации;
• гарантировать безопасное хранение данных – каждый служащий компании сможет просматривать и работать только с той информацией, к которой ему предоставлен доступ;
• оптимизировать затраты на сотрудников компании, поднять эффективность использования их рабочего времени и компетентности;
• организовать контроль и учет, в любое время по необходимости получать отчетность, которая будет полностью достоверной;
• оперативно подготовить документацию для клиентов, сотрудников или партнеров компании согласно установленному регламенту;
• и одно из серьезных достижений автоматизации бизнес-процессов – снижение влияния человеческого фактора в любой сфере.

Описанные выше эффекты замечаются уже через несколько недель – как в больших корпорациях, так в небольших компаниях.

Бизнес-процессы: какие из них стоит автоматизировать?

Стандартно решение автоматизации используется для модернизации трудных рутинных операций, а также тех процессов, которые так или иначе могут повлиять на доход организации. Также стоит принять во внимание проблемные сферы деятельности и попробовать их исправить с помощью внедрения программного обеспечения.

Все процесс можно условно разделить на несколько категорий.

1. Задачи, которые тяжело выполнять вручную. Сюда можно отнести движение товаров, прогнозирование приходов и расходов денежных средств, учет и планирование рабочего времени сотрудников, контроль розничного товарооборота.
2. Рутинные задачи. Сюда можно отнести функции логистов, телемаркетологов, менеджеров по продажам. Ряд задач, выполняемых ими можно настроить на автоматическое выполнение.
3. Контроль и порядок. К этой категории можно отнести складские запасы, дебиторскую задолженность, выполнение нормативов для сотрудников и их рабочее время – автоматизация позволяет взять все эти задачи под контроль.

Помните: у вас нет необходимости заняться автоматизацией сразу всех процессов – вы сможете постепенно расширять масштаб задач, которые будут выполняться посредством использования программного обеспечения в том случае, если внедрение будет результативным. Главное помнить о целях, которые вы преследовали изначально и об их достижении – не рекомендуется выполнять автоматизацию ради автоматизации, этим вы только потратите ресурсы и время.

Выбор программного обеспечения: на что стоит обратить внимание прежде всего?

При выборе программного обеспечения вы можете воспользоваться двумя путями:

• отдать предпочтение типовому продукту, выполняющему все необходимые задачи;
• заказать разработку персональной системы автоматизации, которая будет учитывать нужды вашей компании.

Преимущества первого варианта – более низкая стоимость, а также более простая процедура внедрения. Многие типовые продукты можно доработать – разработчики оснащают программное обеспечение функцией донастройки, которая позволит вам не ограничивать себя. Однако выбор определенного программного обеспечения – это все равно непростая задача, которая нуждается в существенном изучении информации и предложений.

Современный рынок изобилует довольно большим количеством систем автоматизации, каждая из которых обладает особенностями и преимуществами. Поэтому, анализируя их, вы должны ответить на ряд вопросов:

• какие процессы и задачи можно автоматизировать с помощью системы;
• насколько предложенный функционал соответствует задачам, которые вам требуется решить;
• есть ли возможность настроить программу под работу вашей компании;
• насколько удобно и просто пользоваться программным обеспечением;
• 
• возможна ли интеграция системы с другими сервисами и приложениями;
• каким образом осуществляется техническая поддержка.

По всем текущим, а также дополнительным вопросам вы сможете проконсультироваться с представителями компаний, предоставляющих программное обеспечение.